5 wskazówek, które pomogą napisać dobry i przejrzysty BRIEF

W artykule Brief – pierwszy krok do sukcesu projektu, pisaliśmy na temat tego, po co nam brief w komunikacji wewnętrznej. Podpowiadaliśmy też, jak przygotować dobry brief, który pomoże osiągnąć cele i usprawnić współpracę w firmie lub współpracę z zewnętrznymi wykonawcami. Teraz mamy dla Ciebie 5 wskazówek, które pomogą ubrać to wszystko we właściwą, przejrzystą formę.

Pisz krótko i przejrzyście!

Pamiętaj, że jeśli chcesz przygotować brief, to Twoim celem jest krótka i czytelna instrukcja. Idealnie byłoby gdyby zajmowała jedną stronę, ale często potrzebujemy więcej miejsca, szczególnie jeśli projekt jest skomplikowany. Przyjmuje się, że brief o długości do 2 stron A4 jest optymalnym dokumentem. A na 2 stronach można już napisać całkiem dużo. Zgadzasz się z nami?

Zadbaj też o przejrzystość tekstu – staraj się unikać dużych bloków tekstu i podziel dokument na sekcje. Używaj śródtytułów, punktów, wyliczeń i skrótów – tylko koniecznie zadbaj o to, żeby najpierw napisać pełny wyraz, a w nawiasie podać skrót i później konsekwentnie go używać.

Pisz o jednej rzeczy na raz!

Jeśli w Twoim briefie jest wiele celów – zastanów się, które są najważniejsze, najbardziej autentyczne i przede wszystkim – wykonalne!

Skup się na jednej rzeczy, dzięki temu zyskasz autentyczną i wyrazistą komunikację. Unikaj zbyt szerokiego zakresu działań, zadbaj o sprecyzowane grupy docelowe. Spróbuj zidentyfikować jeden główny cel i jedno najważniejsze wyzwanie i skup się na nich.

Wypracuj własny szablon!

Każdy projekt jest inny, ale warto mieć jeden własny szablon briefu. Pozwoli to Tobie uporządkować proces myślowy i sprawi, że będziesz pamiętać o wszystkich ważnych kwestiach przy każdym projekcie. Poszczególne elementy szablonu możesz później zmieniać pod konkretne projekty, ale ważne żeby miał Twój brief miał stały układ. Oszczędzisz w ten sposób jeden z Twoich najcenniejszych zasobów – czas. Pamiętaj też o tym, żeby szablon miał przejrzysty układ – dzięki temu łatwiej i szybciej będzie się go czytać i wyszukiwać w nim informacje. Zadbasz w ten sposób o czas innych i zwiększysz szanse na to, że odbiorcy właściwe odczytają to, co chcesz im przekazać. Jeśli to Ty będziesz odbiorcą, to ułatwisz pracę sobie.

Jak stworzyć szablon briefu? Możesz do tego użyć jednego z gotowych szablonów, na przykład naszego – możesz go pobrać tutaj. Potraktuj go jednak bardziej jako wzór. Wróć do naszych rad na temat tego, jak przygotować dobry brief – są tutaj i dostosuj szablon do specyfiki swojej firmy lub stwórz swój autorski brief. Będziesz mieć wtedy pewność, że jest w nim wszystko, co ważne dla Ciebie i firmy, w której pracujesz.

Pisz tak, by nie było wątpliwości!

Brief, o który trzeba zapytać sto razy, nie jest dobrym briefem. Staraj się pisać tak, by wszystko było jasne. Unikaj zapisów, które zostawiają przestrzeń do domysłów.

Przeczytaj 3 razy!

Na koniec coś, co powinno być oczywiste, ale bardzo często o tym zapominamy. ZAWSZE powinniśmy sprawdzić dokumenty, które przygotowujemy i odpowiedzieć sobie na pytania:

Czy brief jest spójny? Czy elementy się wzajemnie nie wykluczają? Czy jest kompletny? Czy ktoś, kto przeczyta brief będzie wiedział wszystko, co powinien wiedzieć?

A teraz do dzieła, a właściwe do briefu :). Daj znać, czy nasze wskazówki pomogły Ci przygotować taki dokument, a może od dziś będziesz podchodzić do briefu zupełnie inaczej i zaczniesz korzystać z niego również przy wewnętrznych projektach? Trzymamy kciuki za same dobre briefy i projekty zakończone sukcesem!

Tutaj znajdziesz formatkę briefu, z której możesz korzystać oraz wskazówki, które pomogą ją Tobie uzupełnić: POBIERZ FORMATKĘ.

Pytania i odpowiedzi - FAQ

Jakie elementy powinny być stosowane w briefie, aby był on bardziej czytelny i przejrzysty?

Aby brief był przejrzysty, należy używać śródtytułów, punktów i wyliczeń. Ważne jest, aby unikać dużych bloków tekstu i podzielić dokument na sekcje.

Dlaczego warto wypracować własny szablon briefu?

Posiadanie własnego szablonu pozwala na uporządkowanie procesu myślowego, zaoszczędzenie czasu i upewnienie się, że wszystkie ważne kwestie są uwzględnione w każdym projekcie.

Jakie pytania należy sobie zadać po przygotowaniu briefu, zgodnie z tekstem?

Po przygotowaniu briefu należy sprawdzić, czy jest on spójny, kompletny i czy jego elementy się wzajemnie nie wykluczają. Trzeba upewnić się, że każdy, kto go przeczyta, będzie miał wszystkie niezbędne informacje.