Komunikacja, State of the Sector, STATYSTYKI
Marca 24, 2020 5 min czytania

5 wniosków po dwunastej edycji ankiety State of the Sector!

Jak wiecie - State od the Sector to jeden z najważniejszych raportów dla działów komunikacji na całym świecie.

Po analizie 12tej edycji ankiety  - mamy dla Was kilka przemyśleń, którymi postanowiliśmy się podzielić!

 Umacnianie pozycji komunikacji wewnętrznej jako funkcji w organizacji

Dane:

Komunikacja wewnętrzna jako funkcja przeszła pewną ewolucję w przeciągu ostatnich kilku lat. Tegoroczny raport pokazuje, iż  83% firm poszerzyło funkcję komunikacji wewnętrznej w swojej organizacji, co może wskazywać na wzmocnienie jej pozycji. Co więcej, liczba ekspertów komunikacji wewnętrznej, którzy twierdzą, iż ich wizja komunikacji wewnętrznej pokrywa się z wizją kierownictwa, wzrasta z roku  na rok osiągając aż 70% w 2020, w porównaniu z 53% z roku 2015.

Jednocześnie, jedynie 57% pytanych odpowiedziało, iż ich codzienne obowiązki są ściśle skupione wokół komunikacji wewnętrznej, co oznacza, że 43% dzieli je z obowiązkami zupełnie innej natury.

Wskazówka:

Komunikacja wewnętrzna to bardzo złożona funkcja, na którą składa się wiele różnorodnych działań takich jak: tworzenie treści (najprostsze z działań),  zapewnienie ciągłości (przy dobieraniu planu komunikacyjnego, jego wdrażaniu i zarządzaniu nim) wybieranie narzędzi dla komunikacji wewnętrznej, partnerowanie liderom (budowanie ich kompetencji w dziedzinie komunikacji) kończąc na doradzaniu radom nadzorczym.

Zadaniem ekspertów ds. komunikacji wewnętrznej jest nieustanne budowanie pozycji i wizerunku komunikacji wewnętrznej, dokładnie tak, jak parę lat temu zrobiły to zespoły wyznaczone do budowania wizerunku pracodawcy. Prezentując jak cenna jest komunikacja wewnętrzna dla firmy musimy pamiętać o zachowaniu ciągłości oraz spójności. Musimy przedstawić wielki potencjał komunikacji wewnętrznej oraz ogromny wpływ jaki wywiera na  zaangażowanie pracowników, ich doświadczenie zawodowe i wreszcie wyniki finansowe. Można to osiągnąć poprzez:

  • uświadamianie pracownikom jaką funkcję pełni komunikacja wewnętrzna (nadal nie dla wszystkich jest to jasne)
  • budowanie oraz przedstawianie kadrze zarządzającej prostych rozwiązań strategicznych dla komunikacji wewnętrznej
  • przedstawianie kierownictwu regularnych raportów z działań komunikacji wewnętrznej, w tym KWE
  • ukazywanie związku między komunikacją wewnętrzną a wynikami finansowymi

 

Rozwój na teraz i na przyszłość

Dane:

W ujęciu globalnym, eksperci do spraw komunikacji wewnętrznej nadal poświęcają większość swojego czasu na wysyłanie wiadomości o charakterze strategicznym (88%) oraz komunikatów korporacyjnych (87%). Jednocześnie  37% (tylko 1 z trzech) aktywnie wspiera działania zespołów odpowiedzialnych za komunikację w organizacji , a 16% jest mocno zaangażowanych w szkoleniu innych w dziedzinie komunikacji.

Znaczy to, że nawet mierząc się z zupełnie nowymi wyzwaniami jakie niosą ze sobą dramatyczne zmiany oczekiwań pracodawców i będąc pod wpływem siły napędowej social mediów, osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną nie poczyniły postępów w zakresie codziennych działań. Odnosząc się do ankiety, największym wyzwaniem dla komunikacji wewnętrznej jest zbyt duża ilość komunikatów ogólnych w stosunku do tych naprawdę ważnych. A jest to przecież  głównym celem komunikacji i jej wartością strategiczną. Wydaje się, że tworzymy i przesyłamy wiele treści, którymi  wręcz obciążamy odbiorców J

Wskazówka:

Jako młodzi eksperci od komunikacji wewnętrznej, musimy wnikliwie ocenić czego oczekują pracownicy i jaka jest strategia firmy, by na tej podstawie pozyskać odpowiednie kompetencje, które pozwolą nam odpowiedzieć na potrzeby organizacji. Musimy też regularnie aktualizować naszą wiedzę na temat najnowszych tendencji w kanałach social mediów, jakie treści i typ przekazu preferują pracownicy i czego oczekują od naszej komunikacji. Nie należy również zapominać o kulturze obrazkowej, grafice, czy CTA (wezwaniu do działania), co powoduje, że ludzie chętniej pobieżnie śledzą wiadomości niż je czytają.

Ponadto, w naszych organizacjach jest coraz więcej tzw. giggers. State of Remote Report 2020 pokazuje, że 98%  respondentów deklaruje chęć pracy zdalnej, choć w części, ale do końca swojej kariery zawodowej.

Jako specjaliści w dziedzinie komunikacji wewnętrznej musimy iść z nowymi trendami marketingowymi, obserwować zwyczaje medialne pracowników i wiedzieć jak dotrzeć z nowym przekazem, interesującymi nagraniami i podcastami, atrakcyjnymi platformami internetowymi oraz spójnymi przekazami od kadry zarządzającej.

 

Strategia i planowanie

 

Dane:

W porównaniu z rokiem 2015, liczba zespołów ds. komunikacji wewnętrznej wykorzystujących plany komunikacyjne wzrosła o 6 punktów procentowych, a  liczba zespołów stosujących określone kanały komunikacyjne wzrosła o 4 punkty. Co również podnosi na duchu, to fakt, iż  65% ankietowanych przygotowuje dokumenty taktyczne na bieżące działania, jak np. plany komunikacyjne na najważniejsze kampanie.

Wskazówka:

Komunikacja wewnętrzna to nie fizyka jądrowa. Zamysłem tego dokumentu jest jasne przedstawienie sposobów komunikacji, by dzięki nim pracownicy orientowali się w strategii organizacji, działali zgodnie z jej założeniami i w ten sposób osiągali zamierzone cele. Strategia komunikacji wewnętrznej  zapewni też zgodność polityki i kultury organizacji z komunikacją kadry zarządzającej.

Jeśli, jako osoba odpowiedzialna za komunikację wewnętrzną, nie masz strategii, wtedy twoje działania nie tylko nie zostaną w pełni zrozumiane, ale też nie będziesz w stanie wprowadzić do organizacji postawy mającej na uwadze dobro pracownika .

 

Przemyśl kwestię kierownika liniowego – wzmocnij współpracę i wspieraj kierowników liniowych

 

Dane:
Najwyższy priorytet respondenci przypisują  wparciu zarządu organizacji (65%) w ich działaniach komunikacyjnych, w mniejszym stopniu oddają się pomocy liderom wyższego szczebla (66%), a 64% z ankietowanych najmniej wagi przypisuje współpracy z kierownikami liniowymi, pomimo, iż to właśnie oni są najbardziej widoczni spośród wymienionych trzech grup, gdyż przejawiają największą zdolność regularnej interakcji z pracownikami .

Dane te uzyskane zostały pomimo jasnych deklaracji 59% ankietowanych, którzy dostrzegają umiejętności komunikacyjne wśród członków zarządu i 24% , którzy postrzegają kierowników liniowych jako grupę o słabych zdolnościach komunikacyjnych.

Wskazówka
Jeżeli chcesz, by liderzy i kierownicy liniowi polepszyli swoją komunikację, zacznij od jasnego określenia ich ról. Każdy lider wnosi do organizacji własny bagaż doświadczeń i kompetencji komunikacyjnych. Twoim zadaniem jest przekazanie każdemu menadżerowi Standardów Komunikacji Liderskiej, które dokładnie opisują rolę i zadania każdego menadżera w ramach komunikacji oraz poziom wsparcia na jaki może liczyć ze strony zespołu komunikacji wewnętrznej.

Następnym krokiem jest regularne szkolenie i coaching liderów oraz kierowników liniowych, rozpoczynając od prostego wyjaśnienia proponowanych kanałów komunikacyjnych po najefektywniejsze sposoby ich wykorzystania. Wśród tematów składających sięna komunikację liderów należy przede wszystkim pamiętać o facylitacji, video blogach, podcastach, itp. Upewnij się, że przeprowadzane przez ciebie szkolenia przynoszą rezultaty i prowadzą do umocnienia obustronnej komunikacji.

Celuj by trafić, nie tylko by dotrzeć

W dalszym ciągu 20% respondentów przyznaje, że nigdy, lub bardzo rzadko, monitoruje wyniki komunikacji wewnętrznej,  58% wykorzystuje dane/wskaźniki by zbadać oddziaływanie komunikacji wewnętrznej, 17% robi regularne pomiary efektywności komunikacji wewnętrznej za pomocą danych liczbowych/wskaźników. Jedynie 5% deklaruje, że regularnie monitoruje oddziaływanie komunikacji wewnętrznej łącząc dane ilościowe i jakościowe z osiągnięciami strategicznymi.

Co więcej, nawet jeżeli udaje nam się regularnie otrzymywać wyniki w zakresie komunikacji, skupiamy się na ilości odbiorców zamiast śledzić zmiany postaw wśród pracowników oraz wyniki działalności organizacji.

Wskazówka
Komunikacja wewnętrzna nie polega na produkowaniu informacji. Rolą komunikacji wewnętrznej jest wspieranie i modelowanie postaw i zachowań w organizacji. Przy planowaniu budżetu, nalezy uwzględnić narzędzia monitorujące postepy komunikacji. Jedynie w ten sposób możemy wypracować prawdziwą kulturę wzajemnego słuchania. Pamiętaj, że aby upewnić się, że twoje zabiegi komunikacyjne dają rezultaty należy monitorować zasięg tych działań (najprostszy sposób), a co ważniejsze, należy zrozumieć zmiany jakie zachodzą w zachowaniach pracowników i jak przekładają się one na wyniki finansowe. Dopiero wtedy można sięgnąć po dane odnośnie satysfakcji pracowników, gdyż komunikacja stanowi jedynie jej część. Poniżej znajdują się najczęściej wykorzystywane narzędzia monitorujące postepy komunikacji wewnętrznej:

 

Pozostałe wpisy