121 – tyle maili dziennie otrzymuje średnio pracownik biurowy*. Wysyła ich trochę mniej, bo około 40 dziennie. Za tymi liczbami kryje się brak efektywności i przede wszystkim jego konsekwencje, czyli realne koszty, które ponosi dana organizacja. Obok przeładowanych skrzynek mailowych – znaleźliśmy też inne elementy, którym warto się przyjrzeć. To m.in. czasochłonne spotkania, rotacje i absencje personelu, zła obsługa klienta i słaba komunikacja liderska – brzmi znajomo? Zobacz, co na ten temat mówią badania i poznaj sposoby na to, żeby komunikacja wewnętrzna w Twojej firmie zaczęła działać bardziej efektywnie.
Poczta e-mail to jedno z najbardziej popularnych narzędzi do komunikacji z pracownikami w wielu organizacjach. Od dłuższego czasu, a szczególnie w okresie pandemii, rośnie liczba maili, które każdego dnia otrzymują pracownicy. Wywołuje to u nich ogromną frustrację i syndrom zmęczenia informacją, w efekcie którego, pracownik stojąc w obliczu wyboru pomiędzy informacją ważną a atrakcyjną, sięga po tę drugą.
W ostatnich latach przeprowadzono wiele badań na temat niskiej produktywności, którą powoduje poczta elektroniczna.
Najważniejsze wnioski:
Przeciętny pracownik biurowy spędza około 28% dnia w pracy na czytaniu i odpisywaniu na maile, co odpowiada 2,6 godziny każdego dnia roboczego. To daje aż 13 godzin tygodniowo.
Część z tych maili z pewnością przydaje się do realizacji zadań, ale czy wszystkie? Czy zdarza się, że pracownik jest tak pochłonięty mailami, że nie zdąży zareagować na ważne pytanie od klienta i w efekcie ucierpi na tym biznes? Takie sytuacje z pewnością się zdarzają. Dlatego komunikacja wewnętrzna powinna poznać potrzeby pracowników i włączyć w ekosystem komunikacji firmowej takie narzędzia, jak np. czaty, grupy, sieci społecznościowe, które przyspieszą obieg informacji i uwolnią czas pracowników. Warto też planować komunikację wewnętrzną do pracowników i prowadzić kalendarz komunikacji. Pomoże nam on dopilnować, aby pracownicy otrzymywali ważne, wewnętrzne informacje, w odpowiednim czasie.
Spotkanioza, jest jedną ze zmór, z którą obecnie musi mierzyć się wiele firm. Już przed pandemią nieefektywne spotkania były w nich dużym problemem, a praca zdalna, słabszy kontakt i mniejsza interaktywność uczestników, jeszcze bardziej go pogłębiły.
Według infografiki Atlassian, przeciętny pracownik biurowy uczestniczy w 62 spotkaniach firmowych każdego miesiąca, z czego aż 31 godzin uważa za czas spędzony zupełnie bezproduktywnie. 47% uczestników badania stwierdziło, że uważają spotkania za stratę czasu numer jeden w pracy, a aż 90% osób przyznało, że spędzają czas na spotkaniach – myślami są zupełnie gdzieś indziej. 73% badanych przyznało, że podczas większości spotkań wykonują po prostu inną pracę.
Aby spotkania stały się przydatnym i efektywnym kanałem komunikacji, w pierwszej kolejności trzeba zadbać o ich dobrą organizację: zaprosić właściwe osoby, przygotować i rozesłać agendę, zadbać o dobrą strukturę oraz o interakcje pomiędzy uczestnikami. Tym, co znacząco zwiększa zaangażowanie uczestników i poprawia efektywność działania, jest obecność facylitatora, który zadba o to, aby grupa osiągnęła założony cel spotkania.
Zaangażowani pracownicy są pozytywnie nastawieni do swoich miejsc pracy, czują się włączeni i doceniani oraz są bardziej produktywni. Kiedy pracownicy są niezaangażowani, nie koncentrują się właściwie na tym co robią, nie przejmują się wynikami biznesowymi, a ostatecznie zaczynają szukać lepszego miejsca pracy.
Komunikacja wewnętrzna jest jednym z czynników, który może skutecznie angażować pracowników. Do tego, żeby robić to efektywnie, powinna skupić się m.in. na wspólnych wartościach, komunikować sukcesy oraz doceniać. To elementy, które w swoich planach powinni uwzględniać profesjonaliści komunikacji wewnętrznej, aby zapobiegać częstym rotacjom lub absencjom personelu.
Nieskuteczność lub brak komunikacji wewnątrz organizacji – wpływa na reputację organizacji na zewnątrz! Z pewnością każdemu zdarzyło się spotkać kiedyś pracownika, który swoim zachowaniem zmienił naszą ocenę marki czy firmy, którą reprezentował. Badanie, przeprowadzone przez Project Management Institute wykazało, że nieskuteczna komunikacja miała negatywny wpływ na pomyślną realizację projektów w organizacjach, a w 1/3 przypadków była głównym czynnikiem, który powodował niepowodzenie.
Dlatego jednym z zadań komunikacji wewnętrznej jest budowanie więzi pracowników z organizacją. Kiedy pracownik dobrze zna produkty, czy usługi firmy w której pracuje, identyfikuje się z podejściem organizacji do klientów, czy partnerów, to zyskują na tym wszystkie strony. Warto pamiętać, że najlepszymi ambasadorami firmy na zewnątrz są jej pracownicy.
Dobra komunikacja liderska, to coś więcej niż wygłaszanie kwartalnych przemówień i maile do pracowników. Liderzy, którzy są w dialogu z pracownikami, słyszą i otwarcie rozmawiają z członkami swoich zespołów, osiągają podwójne korzyści. Ich zespoły nie tylko osiągają założone cele i lepsze wyniki, ale ich członkowie także budują lepsze relacje i zwyczajnie lepiej się czują.
Znajomość przyczyn nieefektywnej komunikacji wewnętrznej jest punktem wyjścia do tego, aby działała ona w Twojej organizacji lepiej. Teraz niezbędne są konkretne, zaplanowane działania. Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie – zapraszamy Cię na nasze najbliższe szkolenia z Efektywnej Komunikacji Wewnętrznej i Komunikacji wewnętrznej do pracowników zdalnych. Zdobędziesz na nich praktyczną wiedzę, dzięki której podniesiesz efektywność komunikacji w Twojej organizacji. Szczegóły dot. szkolenia znajdziesz tutaj.
*https://www.statista.com/statistics/456500/daily-number-of-e-mails-worldwide/
