Komunikacja w zespole - 3 kroki do skutecznej komunikacji z zespołem pracującym zdalnie

W obecnej sytuacji w kraju i na świecie - praca zdalna staje się dla większości organizacji nie tyle wyborem - co przymusem. Zagrożenie epidemiczne zmusiło pracodawców do przedefiniowania tego jak organizują pracę i nawet Ci najbardziej zatwardziali przeciwnicy „home-office” musieli się przełamać. Praca zdalna okazała się jednocześnie nie lada wyzwaniem. Po pierwsze nie wszyscy (liderzy i pracownicy) potrafimy się w nowej sytuacji odnaleźć, a po drugie - nawet te najbardziej postępowe korporacje „używały home-office” do te pory bardziej jako atutu - benefitu dla pracownika.

Kiedy więc nagle musieliśmy się wszyscy przestawić na 100% pracę zdalną - okazało się, że dla wielu osób stanowi ona problem.

W dzisiejszym artykule chcemy zatem pomóc Wam ten problem „przybliżyć” - szczególnie od strony komunikacji z pracownikami zdalnymi, która (szczególnie w obecnym czasie) jest kluczowa. 

Krok 1: Ustal z zespołem obowiązujące kanały do komunikacji

Żeby komunikacja zdalna była efektywna, wymaga na nowo zdefiniowania kanałów, określenia ich zadań oraz zasad dostępności. Praca zdalna rządzi się swoimi prawami, a tym bardziej w obecnej sytuacji, kiedy wiele osób jednocześnie sprawuje opiekę nad dziećmi, osobami starszymi czy też ma ograniczone możliwości lokalowe.

Nie masz pomysłu jak to ugryźć? Nie martw się - przygotowaliśmy dla Ciebie gotowca z przykładowym mixem kanałów dla zespołu:

KANAŁ: Skype/vidokonferencja

PRZEZNACZENIE: Szybkie update’y dzienne, statusy projektów, priorytety

ZASADY: Spotkania planowane z wyprzedzeniem

KANAŁ: Komunikator firmowy (teams/Slack ..)

PRZEZNACZENIE: Dyskusje zespołowe nad prowadzonymi projektami, coffee corner – krótkie nieformalne rozmowy w zespole

ZASADY: Możliwość „zaczepienia” drugiej osoby jeżeli ma oznaczenie „dostępna”, w przypadku braku dostępności, informacja o temacie z prośbą o zaproponowanie czasu rozmowy do końca dnia. OPCJA: Ustalone  godziny dostępności do pracy zespołowej np. 10-11:30, 14 – 15)

KANAŁ: Email

PRZEZNACZENIE: przesyłanie dokumentów, potwierdzanie ustaleń, komunikacja decyzji

ZASADY: Reakcja/odpowiedź wymagana w przeciągu 48h

KANAŁ: Telefon

PRZEZNACZENIE: sytuacje trudne, konflikty, szukanie rozwiązań na pojawiające się problemy

ZASADY: Rozmowy max. 10 minutowe (dłuższe planowane via Skype), w przypadku nieodebranego połączenia, osoba do której dzwoniono ma obowiązek oddzwonić do końca dnia roboczego.

Krok nr 2: Przeprowadź codzienny update z zespołem

W pracy zdalnej jednym z największych wyzwań jest właśnie komunikacja (State of Remote Work 2020). Do tego sytuacja kryzysowa wzmaga niepewność, wówczas pracownicy zaczynają coraz więcej czasu przeznaczać na szukanie odpowiedzi na różne pytania, niekoniecznie związane bezpośrednio z biznesem. Stąd tak ważne jest pozostanie w kontakcie z zespołem, podtrzymywanie więzi, ale także dostarczanie aktualnych informacji, które dadzą poczucie bezpieczeństwa w niepewnych czasach.

Taki codzienny update powinien odpowiadać na poniższe pytania:

1.W jakiej kondycji jest zespół?

2.Jak wygląda obecna sytuacja w firmie w kontekście epidemii?

3.Jakie są najważniejsze zadania, priorytety?

4.Jak są podzielone zadania pomiędzy członków zespołu?

I tu znowu spieszymy z gotowcem - jeśli nie bardzo wiesz od czego zacząć i jak poprowadzić takie updaty - poniżej znajdziesz proponowaną agendę

I.Status raporty dot. sytuacji kryzysowej:

1.Jakie są oficjalne dane dotyczące zakażenia w krajach, w których pracują członkowie zespołu

2.Jakie działania podejmuje firma w obecnej sytuacji?

3.Ile osób pracuje w systemie zdalnym, ile osób jest na zwolnieniach lekarskich, ile osób jest na zwolnieniu z tytułu opieki nad dzieckiem)?

4.Czy i ile osób w firmie zostało objętych kwarantanną (po pierwsze ludzie się nad tym zastanawiają, po drugie ta informacja stanowi o dostępności osób w organizacji)?

5.Czy i ile jest zachorowań w firmie, czy w związku z tym firma podejmuje działania wspierające?

II.Organizacja pracy zespołu

1.Kto jest dostępny w zespole, w jakim systemie pracy, w jakim zakresie godzin (osoby pracujące zdalnie nie zawsze mają przestrzeń, aby w każdym momencie prowadzić telekonferencję czy rozmowę)?

2.Kto jakie projekty w tej chwili prowadzi?

3.Tematy, które wymagają ustaleń – tutaj uzgadniamy zespoły projektowe, pracę nad konkretnymi zadaniami zespołu uzgadniają indywidualnie ?

III.Priorytety

1.Tematy, które udało się w ostatnim czasie zamknąć, zakończyć – małe sukcesy są teraz na wagę złota!

2.Najważniejsze zadania na najbliższy tydzień (nie ma sensu planować teraz na dłużej, choruje coraz więcej osób, trzeba elastycznie podejść zadań).

WAŻNE: videokonferencje powinny się odbywać z włączonymi kamerami, to teraz bardzo ważne, aby ludzie byli w kontakcie ze sobą

Krok nr 3: Na bieżąco pytaj członków zespołu o ich potrzeby

W zespołach rozproszonych i pracujących zdalnie dużo trudniej zauważyć oznaki pojawiających się problemów. Dlatego szczególnie ważny jest, aby komunikacja odbywała się w dialogu w proporcji 50% na 50%. Poza komunikacją z całym zespołem ważne są indywidualne interakcje z każdym z członków zespołu, aby mieć świadomość indywidualnych potrzeb członków zespołu.

Kryzys to czas, w którym lider może zbudować bardzo silny zespół. Jak to zrobić?

1. Słuchaj i odpowiadaj na potrzeby członków zespołu

Komunikacja w zespołach zdalnych szczególnie wymaga wsłuchania się w potrzeby, dużo łatwiej stracić więź z racji braku bezpośredniego kontaktu. Dlatego tak ważne jest, aby być w kontakcie indywidulanym z każdym członkiem zespołu, wystarczy krótkie pytania „jak się masz” przez firmowy komunikator

2. Z osób w kwarantannie zrób bohaterów, nie pozwól ich stygmatyzować

Część osób obawia się stygmatyzacji wynikającej z kwarantanny i wówczas nie informuje pracodawcy o ewentualnym zakażeniu lub podejrzeniu choroby. Bardzo ważne jest, aby wzbudzić poczucie grupowej odpowiedzialności, a osoby poddane kwarantannie szczególnie wyróżnić, bo to oni poświęcają swoją wolność i komfort dla dobra pozostałych.

3. Okaż zaufanie i daj czas na oswojenie się z sytuacją

Wejście w tryb pracy zdalnej nie jest proste, wymaga przystosowania przestrzeni, na nowo ułożenia rytmu dnia, przyzwyczajenie się do zmiany. Ustal zasady kontaktów wraz z zespołem, bez zasad każdy, choć z dobrej woli, będzie pracował inaczej i jeszcze trudniej będzie o współpracę.

4. Bądź elastyczna/y Praca zdalna nigdy nie będzie tym samym co praca w biurze, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej. Tak więc nie pielęgnuj wcześniejszych nawyków, otwórz się na nowe i przygotuj się na zupełnie nowy model komunikacji, budowania relacji i zaufania w zespole.

Pamiętamy, że obecny czas jest trudny nie tylko pod względem kompletne reorganizacji naszego życia i pracy, ale także pod względem psychicznym. Wszyscy musimy sobie radzić nie tylko ze zmianą sposobu funkcjonowania, ale też z napływającymi zewsząd – częściej złymi niż dobrymi – informacjami. To rolą Liderów i Komunikatorów jest teraz wsparcie dla zespołów.

Musimy też pamiętać o tym, że sytuacja - mimo iż wyjątkowa – może być dla wielu organizacji cenną lekcją przyszłości. Bo nie da się ukryć, że zdalne zespoły to nie tylko wyzwanie – ale także nowe możliwości, które wiele organizacji właśnie teraz odkryje.