10 pomysłów jak zaprojektować nowoczesny i użyteczny intranet

Zastanawiasz się dlaczego pracownicy nie korzystają z informacji zawartych w intranecie? Być może chodzi o jego design? Wszyscy skupiamy się na funkcjonalnościach oraz aktualności danych, które oczywiście są bardzo ważne. Jednak sam(a) przyznasz, zanim zdecydujesz się wejść do sklepu, w którym wcześniej nic nie kupowałaś/eś, poddasz się pierwszemu wrażeniu jakie zrobi na Tobie jego wygląd. I podobnie jest z intranetem, design może zachęcić lub zniechęcić do kontaktu z narzędziem.

Nie ma jednego prostego rozwiązania, jeśli chodzi o projektowanie intranetu. Każda organizacja, w zależności od branży lub wdrażanych procesów, ma własne potrzeby i cele.  Oto 10 kroków, które pozwolą Tobie zbudować narzędzie, które pokochają pracownicy :

1. Tworząc projekt intranetu, stawiaj pracowników na pierwszym miejscu
2. Nie przeładowuj strony głównej!
3. Zaplanuj logiczną nawigację po stronach i stwórz inteligentną wyszukiwarkę
4. Spersonalizuj treści i ustal, które są priorytetowe
5. Wybierz treści, które chcesz udostępniać
6. Publikuj spersonalizowane, interaktywne treści
7. Wyróżnij markę!
8. Zaprojektuj użyteczne miejsce pracy w środowisku mobilnym
9. Doceń wartość mediów
10. Analizuj i dostosowuj intranet do zmian

1. Tworząc projekt intranetu, stawiaj pracowników na pierwszym miejscu

Głównym celem rozwoju intranetu w Twojej firmie jest zapewnienie Twoim pracownikom bezpiecznego cyfrowego miejsca pracy. Stanowić będzie ono podstawowe środowisko dla wszystkich funkcji, których celem będzie uproszczenie procesów pracy i komunikacji wewnętrznej. Design jest oczywiście pierwszą dostrzeganą przez pracownika warstwą intranetu, jednak samo stworzenie atrakcyjnego układu stron nie wystarcza. Najważniejszym zadaniem jest wypracowanie intuicyjnych, funkcjonalnych i wygodnych w użyciu narzędzi, które wspomogą pracowników Twojej organizacji w wykonywaniu codziennych obowiązków.

Kluczową rolę podczas wyboru rozwiązań powinny odgrywać doświadczenia pracownika (Employee Experience – EX). Istnieje kilka podstawowych, łatwych do wdrożenia rozwiązań, które znacznie ułatwiają korzystanie z intranetu. Są to m. in.:

• opracowanie spójnego layoutu,
• zapewnienie intuicyjnego interfejsu (UI),
• kategoryzacja informacji, podzielenie treści na sekcje,
• używanie widocznych przycisków CTA (eng. callto action – wezwanie do działania),
• unikanie formalnego języka,
• stworzenie listy FAQ.

Staraj się zaangażować użytkownika już od pierwszego kliknięcia! Wdróż spersonalizowane funkcje dla każdego pracownika. Zapytaj przyszłych użytkowników, czego potrzebują, by usprawnić procesy wykonywanej pracy.

2. Nie przeładowuj strony głównej!

Nielsen Norman Group w swoim corocznym raporcie dotyczącym projektowania intranetu zawsze zwraca sporą uwagę na sposób wykonania strony głównej. Strona główna to cenne miejsce każdego intranetu, warto więc zawrzeć na niej jedynie najważniejsze treści, które dobrze posłużą pracownikom i spełnią cele Twojego przedsiębiorstwa. Dzięki poniższym wskazówkom, masz możliwość stworzenia optymalnej strony głównej.

• Nie zapomnij o wiadomości powitalnej, która przekaże pozytywne wibracje! To jeden z tych elementów designu, który przyniesie dużo korzyści przy niewielkim nakładzie pracy.
• Użyj strony głównej do ogólnych tematów, które dotyczą Twojej firmy: umieść główne informacje i aktualizacje. Aby była bardziej czytelna, podziel zawartość na listy czy bloki.
• Aby uniknąć chaosu, spersonalizuj zawartość dynamiczną. Udostępniaj spersonalizowane aktualizacje i ogłoszenia, dostosowując je do stanowiska pracownika.
• Zawsze szanuj przestrzeń, jaką daje strona główna; z rozwagą wybierz widżety i funkcje, które chcesz tu umieścić. Bardzo ważnym jest monitorowanie, w jakim stopniu pracownicy z nich korzystają.
• Promuj ważne wiadomości, artykuły, wydarzenia za pomocą banerów lub karuzeli, lokalizując je na górze strony.
• Znajdź miejsce na listę ważnych linków i stwórz ranking najczęściej odwiedzanych stron w ciągu ostatnich 14 dni. Umożliwisz pracownikom zapoznanie się z wysoko ocenianymi treściami, które mogli przegapić.
• Zaplanuj sekcję dla treści społecznościowych. Umieść linki do swoich kanałów w mediach społecznościowych.

3. Zaplanuj logiczną nawigację po stronach i stwórz inteligentną wyszukiwarkę

Dobrze ustrukturyzowana architektura informacji jest jedną z najważniejszych kwestii podczas projektowania intranetu. Przepełnianie nawigacji nigdy nie jest dobrym pomysłem. Nikt nie lubi długich, rozwijanych i wypełnionych linkami menu, które wymagają od użytkownika posiadania dobrego wzroku i mnóstwa czasu, by w końcu mógł znaleźć to, czego szuka. Co więcej, takie menu zniechęcają pracowników do samego podjęcia poszukiwań. Co możesz zrobić, aby naprawić tę sytuację?

• Używaj mega menu z ikoną bento.
• Upewnij się, że nawigacja będzie wyświetlać logicznie pogrupowane obszary treści. Wybierz około 3 – 5 opcji dla górnej nawigacji.
• Użyj podmenu i zaznacz łącza, które są powszechnie używane. Jeśli to możliwe, spersonalizuj nawigację pod konkretnego pracownika.
• Aby uniknąć długiego procesu wyszukiwania poprzez nawigację, skorzystaj z szybkiej i inteligentnej wyszukiwarki. Wyniki wyszukiwania powinny opierać się nie tylko na zapytaniu, ale także na uprawnieniach użytkownika, tagach, filtrach, słowach kluczowych itp. Określone treści mogą być również promowane przez administratorów. Najważniejszym elementem jest jednak informacja zwrotna. Daj użytkownikom możliwość poinformowania Cię, czy znaleźli to, czego szukali, czy jednak redaktorzy powinni uzupełnić treści.

4. Spersonalizuj treści i ustal, które są priorytetowe

Stwórz cyfrowe środowisko pracy idealnie dopasowane do oczekiwań pracowników.

• Dopilnuj, by na ich ekranach pojawiały się spersonalizowane treści. Personalizacja powinna być przeprowadzana z uwzględnieniem struktury zespołów i stanowisk pracowników, po to, by zapewnić im dostęp do odpowiednich danych i komunikatów wybranych specjalnie dla nich. Zasada ta dotyczy również menu nawigacyjnego i wyszukiwarki. Jeśli są spersonalizowane i biorą pod uwagę potrzeby użytkowników lub zespołów, mogą szybciej znaleźć najtrafniejsze odpowiedzi i pliki. Intranet w ten sposób staje się bardziej intuicyjny i wygodniejszy w użyciu. Personalizacja usprawnia przepływ informacji, dzięki czemu docierają one do właściwych odbiorców we właściwym czasie.
• Publikując treści, staraj się je hierarchizować. Pokażesz przez to, które części są najważniejsze, a które trochę mniej.
• Umieść najważniejsze elementy na górze strony. Nagłówki, podtytuły będą również bardzo pomocne w zarządzaniu treścią. Możesz użyć kontrastu, obrazów i różnych kolorów czcionek, by przyciągnąć uwagę użytkownika.

5. Wybierz treści, które chcesz udostępniać
   

• Pamiętaj, aby zawsze być selektywnym i starać się nie przeciążać intranetu niepotrzebną treścią.
• Starannie zaplanuj i zaprojektuj strukturę informacji. Dobrze rozwinięta architektura treści zapewnia użyteczność i sprawia, że wszystko jest łatwe do znalezienia.
• Jeśli korzystasz z platformy wymiany wiedzy, pozbądź się z niej duplikatów oraz monitoruj, które foldery i pliki są używane.
• Spersonalizuj wszystkie dokumenty, by skrócić czas, który użytkownik musi poświęcić na znalezienie właściwej rzeczy.

6. Publikuj spersonalizowane, interaktywne treści

Dobrze zaprojektowany intranet powinien dać użytkownikom możliwość łatwego i samodzielnego tworzenia treści. Skorzystaj z intranetowego narzędzia CMS, które daje możliwość budowania angażujących treści i szybkiego ich publikowania. Bardzo intuicyjny interfejs nie wymaga od użytkownika zaawansowanej wiedzy technicznej ani umiejętności. 

• Dzięki gotowym do użycia blokom treści lub szablonom użytkownik może tworzyć ankiety, dodawać tabele, artykuły merytoryczne, projekty itp. Design jest i zawsze będzie spójny.
• Pozwól swoim pracownikom tworzyć atrakcyjne treści bez koniecznego wsparcia grafika. Każdy powinien mieć możliwość przesyłania treści bez żadnych problemów technicznych. Łatwy w użyciu CMS pomaga użytkownikom udostępniać ciekawe materiały.
• Korzystanie z gwiazdek pozwala użytkownikom wyrazić swoją opinię na temat materiału. Jeśli jego ocena ogólna jest wyższa od pozostałych, materiał wyświetla się wyżej.

7. Wyróżnij markę! 

Design Twojego intranetu powinien być spójny z wizerunkiem Twojej marki i kulturą organizacyjną firmy.

• Zaprojektuj unikalny motyw i zastosuj go w swoim intranecie. W ten sposób zyska on charakter ściśle powiązany z Twoją marką.
• Używaj charakterystycznych dla Twojej firmy elementów lub żargonu, który rozumieją tylko Twoi pracownicy. Dzięki temu zyskają poczucie przynależności do firmy. Nie zapomnij o swoim logo!

8. Zaprojektuj użyteczne miejsce pracy w środowisku mobilnym

Liczba pracowników korzystających z urządzeń mobilnych w celu uzyskania dostępu do intranetu wciąż rośnie. Zapewnij im stały dostęp do wiadomości z dowolnego miejsca.

• Responsywna wersja mobilna intranetu to konieczność. Mobilna wersja pozwala na korzystanie z firmowego intranetu w drodze do pracy czy na wyjazdach. Aby uprościć użytkowanie, dostosuj intranet do wymagań urządzeń mobilnych.
• Spróbuj ukryć nawigację podczas przewijania, by zyskać więcej miejsca na główną treść.
• Szereguj treści pod względem ich ważności. Wyświetlaj je w układzie pionowym.
• Nawigacja będzie znacznie łatwiejsza, gdy zastosujesz nawigację okruszkową (breadcrumbs) u góry menu.
• Przesyłaj powiadomienia PUSH na telefony komórkowe pracowników, by byli zawsze na bieżąco.
• Zapewnij możliwość subskrybowania wybranych tagówlub kategorii. Obierz zupełnie nowe podejście do pracy zdalnej, oferując pracownikom możliwość szybkiego łączenia z platformą.

9. Doceń wartość mediów

Najlepszym sposobem na zainteresowanie użytkownika jest regularne publikowanie materiałów audiowizualnych. Nie lekceważ wartości obrazów, filmów lub dźwięku. Używaj ich, jeśli chcesz tworzyć angażujące treści.

Ulubionym środkiem przekazu użytkowników intranetu jest zazwyczaj podcast. Zapewnij swoim pracownikom wysokiej jakości, świetnie opracowane materiały obejmujące szereg tematów z różnych obszarów Twojej działalności.

• Daj pracownikom możliwość łatwego dostępu do materiałów na ich urządzeniach za pomocą opcji streamingu lub pobierania.
• Organizuj wywiady na żywo, sesje pytań i odpowiedzi ze specjalistami lub wydarzenia transmitowane na żywo, takie jak konferencje lub warsztaty. W ten sposób więcej osób może wziąć w nich udział i zyskać wiedzę.
• Informuj swoich pracowników na bieżąco, udostępniaj filmy podsumowujące ostatnie wydarzenia, konferencje lub prezentuj wprowadzane produkty.
• Edukuj pracowników za pomocą ciekawych webinariów i reportaży. Działaj wirtualnie!

10. Analizuj i dostosowuj intranet do zmian 

Ostatni, ale nie mniej ważny punkt na naszej liście rozwiązań nie dotyczy bezpośrednio designu, ale jego analityki. Aby upewnić się, że do Twoich pracowników docierają właściwe informacje, skorzystaj z platformy analitycznej, która będzie zbierać dane o zaangażowaniu użytkowników.

• Śledź liczbę osób zalogowanych i biorących udział w Twoich wydarzeniach na żywo.
• Śledź historię działań użytkowników na osi czasu i rejestruj, ile czasu spędzają na danej stronie, w które linki klikają. Sprawdzaj statystyki pobierania i generuj raporty dotyczące Twoich wewnętrznych kampanii. Możesz łatwo porównać wyniki każdej kampanii z wyznaczonymi przez siebie celami.
• Analizuj heatmapy, które pomogą Ci przetestować zmiany lub zidentyfikować gorące i zimne obszary działania użytkowników. Dzięki temu narzędziu możesz zoptymalizować udostępniane treści i rozwijać doświadczenie swoich pracowników.
• Przeanalizuj dostęp do mediów. Dzięki temu dowiesz się, ile razy są odtwarzane i ile czasu Twoi pracownicy spędzają na oglądaniu filmów lub słuchaniu podcastów.

Podsumowując, dobrze zaprojektowany i prosty w użyciu intranet odgrywa kluczową rolę w rozwijaniu zaangażowania pracowników. Nie tylko poprawia produktywność użytkowników, ale także pomaga im być na bieżąco z tym, co się dzieje w organizacji. Poprawa komunikacji wewnętrznej ma kluczowy wpływ na każdy obszar rozwoju Twojej działalności. Skuteczny i dobrze zaprojektowany intranet będzie promował kulturę i wartości Twojej firmy, łącząc wszystkich pracowników jako społeczność. 

Zapewnij wszystkim pracownikom możliwość pełnego korzystania z cyfrowych narzędzi wspierających Employee Experience. Stwórz im innowacyjną przestrzeń do pracy!

Te artykuł został przygotowany przez ekspertów z firmy Workai, którzy na co dzień pomagają firmom w projektowaniu intranetów dopasowanych do potrzeb i oczekiwań pracowników. Jeżeli przed Tobą stoi zadanie zaprojektowania intranetu na najwyższym światowym poziomie, skontaktuj się koniecznie z Workai, który oferuje m.in. usługi projektowe, które zmienią Twój intranet w nowoczesną i wielokanałową przestrzeń do pracy. Członkowie Twojej firmy z pewnością zakochają się w jego designie od pierwszego kliknięcia. Zamów demo już dziś!