Wywiad z Karoliną Wojdecką z Microsoft

Zbliża się III edycja konferencji iComms, skierowana do osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną w organizacjach. Podczas 2-dniowych prelekcji i warsztatów zaproszeni przez nas specjaliści i praktycy opowiedzą o wyzwaniach w popandemicznej rzeczywistości i najnowszych trendach, które wyznaczą kierunek zmian w najbliższych latach.  

Jedną z naszych prelegentek będzie Karolina Wojdecka, Employee Communications Manager CEE w Microsoft. W trakcie konferencji Karolina podzieli się najlepszymi praktykami z jednej z największych firm technologicznych na świecie, która wyznacza także trendy w zakresie zarządzania komunikacją. Karolina, wspólnie z Maciejem Bandurski, poprowadzi także warsztaty dotyczące wykorzystywania potencjału MS Teams w komunikacji wewnętrznej.

W rozmowie z iComms Karolina opowiada o początkach swojej kariery w komunikacji, możliwościach, jakie daje praca w międzynarodowej korporacji i różnicach, pomiędzy podejściem do komunikacji w Polsce i za granicą. Rozmawiamy z nią także o wartościach i zasadach, jakimi warto kierować się, kształtując komunikację firmową oraz pracy hybrydowej i wyzwaniach z nią związanych. Po więcej zapraszamy na konferencję.

Kasia Kubiak: Jak to się stało, że wybrałaś tak wymagający obszar, jakim jest komunikacja wewnętrzna?

Karolina Wojdecka: Swoją relację z komunikacją zaczęłam już na studiach politologicznych, gdzie najbardziej interesowało mnie budowanie zaufania do instytucji publicznych. Po studiach szybko odnalazłam się na rynku komercyjnym, gdzie przez dłuższy czas wspierałam komunikacyjnie marki, zarówno po stronie agencji PR, jak i po stronie klienta. Z komunikacją wewnętrzną zetknęłam się w jednej z dużych firm, gdzie obszar ten był przysłowiowym ‘kukułczym jajem’, niedopieszczonym i przerzucanym między działami HR a Komunikacji. Przygarnęłam je jako dodatkowy zakres zadań i wgryzając się w temat, odkryłam potencjał w niej drzemiący. Siłę komunikacji wewnętrznej doskonale uwypukliła pandemia, kiedy to wiele organizacji uświadomiło sobie potrzebę jej usystematyzowania i wykorzystania możliwości, jakie daje w budowaniu wizerunku firmy.

Co stanowi największe wyzwanie w Twojej obecnej pracy?

To właśnie systematyka, ustawienie procesów i dobre zaprojektowanie środowiska komunikacji wewnętrznej jest i będzie jednym z większych wyzwań mojej pracy. Pełen audyt komunikacji to kompleksowa i żmudna praca, wymagająca współpracy na wielu płaszczyznach organizacji. Łatwo się poddać albo utknąć w martwym punkcie. Sukces daje jednak ogromną satysfakcję.

Co zaskoczyło Cię najbardziej, kiedy zaczęłaś przygodę z Microsoft?

Ogrom możliwości! Microsoft jest wymarzonym miejscem dla każdej osoby zajmującej się komunikacją.  Dostęp do wiedzy, sprawdzonych rozwiązań oraz możliwość aktywnego udziału w udoskonalaniu nowych produktów dedykowanych komunikacji wewnętrznej - to unikalne doświadczenie.

W Microsoft dużą wagę przywiązuje się do inkluzywności. To temat, który od kilku lat jest obecny w firmach międzynarodowych, ale w jakim stopniu jest wdrażany i realizowany w Polsce?

Jak słusznie zauważyłaś, firmy międzynarodowe, w związku z różnorodnością zespołów, jakie je tworzą, z równością i inkluzyjnością mają o wiele więcej do czynienia. W większości globalnych korporacji różnorodność i inkluzywność (D&I) są jednymi z niepodważalnych wartości organizacji i stałymi elementami kultury organizacyjnej. W Polsce ciągle jednak jest to temat lekko zaniedbywany. Pokazały to badania z 2020r. gdzie problem dyskryminacji dotyczył aż 30 proc. polskich pracowników. Jednak polityka różnorodności to coś więcej niż przeciwdziałanie dyskryminacji. To też celowe działania na rzecz wykorzystania różnorodnych punktów widzenia, doświadczeń czy pomysłów. Pracodawcy coraz częściej dostrzegają, że działania te stają się niezbędnym elementem kształtowania tzw. Employee Experience, który umożliwia m.in. pozyskiwanie i zatrzymywanie talentów.

Pokolenie Millenials-ów, ale również pandemia rozpoczęły proces przewartościowania tego, jak myślimy o pracownikach, szczególnie w wymiarze dbania o drugiego człowieka. Już teraz obserwujemy odwrót od koncentracji wyłącznie na komunikacji tego, co dzieje się wokół firmy, na rzecz promowania jej wnętrza. Akceptacja różnorodności i dbałość o komfort pracownika to trend, który nadchodzi, aczkolwiek nie jest bardzo popularny.

Jakimi wartościami powinna kierować się komunikacja wewnętrzna we współczesnych firmach?

Przede wszystkim transparentność. A składają się na nią różne elementy, w tym m.in.: narzędzia, ich dostępność i znajomość wśród pracowników; jasność i dostępność przekazu; szacunek do różnorodnych opinii czy w końcu jasność i zrozumienie przez pracownika samego procesu komunikacji.

Regularność – komunikacja wewnętrzna to przemyślany, zaplanowany i powtarzalny proces. Nie ma nic gorszego niż jednorazowa komunikacja w momencie, gdy firma oczekuje aktywności po stronie pracownika.

Komunikacja musi też wzbudzać zaufanie, być dostosowana do potrzeb pracowników; wspierać ich w pracy, a jej przekaz powinien być zrozumiały, szczery i wyczerpujący.

I dwa elementy, o których często zapominamy: komunikacja ma łączyć ludzi, dając im poczucie przynależności do danego miejsca! A dla nas komunikatorów musi być przede wszystkim mierzalna. Brak możliwości ewaluacji naszych działań sprawia, że nie mają one sensu.

Czy są jakieś złote zasady tworzenia „dostępnej” komunikacji?

Z pewnością! Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że są to: empatia; ciekawość i otwartość na drugiego człowieka; świadomość i zrozumienie rozmówcy.

Im więcej dowiemy się o naszych pracownikach, im częściej z nimi rozmawiamy, pytamy o opinię, dajemy możliwość reakcji i oceny naszych działań, tym łatwiej będzie nam dostosować je do potrzeb odbiorców.

Co stanowi największe wyzwanie w komunikacji w systemie pracy hybrydowej i jak sobie z tym poradzić?

Praca hybrydowa staje się nową normalnością, dlatego zapewnienie ludziom poczucia zaangażowania, osiągnięcia równowagi i możliwości jak najlepszego wykonywania pracy z dowolnego miejsca, to klucz do sukcesu, ale i wyzwanie. Jest ono jednak warte podjęcia, bowiem jak wynika z niedawno przeprowadzonego przez nas badania: firmy wdrażające nowe modele operacyjne, wspierające środowisko pracy zdalnej, mają 2,2 razy większe prawdopodobieństwo przekroczenia celów finansowych niż konkurencja. Co więcej, mają 5,1 razy wyższe prawdopodobieństwo zaangażowania i utrzymania pracowników w organizacji.

Projektując rozwiązania dedykowane pracy hybrydowej, w Microsoft przyjęliśmy perspektywę osób pracujących zdalnie. Pozwoliło to stworzyć szereg unikanych narzędzi. O tych wspierających komunikację wewnętrzną opowiemy z Maciejem Bandurskim podczas wspólnego warsztatu na konferencji iComms.

A już dziś zachęcam do przejrzenia przewodnika dla liderów biznesu, stworzonego na podstawie naszych doświadczeń pracy hybrydowej. Jest to 10 wskazówek, które pomogą wdrożyć model pracy hybrydowej w Państwa organizacji.