Komunikacja wewnętrzna a dobrostan cyfrowy: czy Twoje kanały komunikacji wspierają pracowników?

EXP, czyli Employee Experience Platform, to zintegrowane cyfrowe środowisko pracy. Tłumacząc najprościej, to miejsce (np. intranet), gdzie mamy dostęp do wszystkich ważnych treści, narzędzi i wiadomości, bez konieczności przeskakiwania między Slackiem, mailem, SharePointem i dziesięcioma innymi aplikacjami. Dobrze wdrożone EXP to ratunek dla każdego, kto kiedyś przegapił ważną wiadomość wśród tysiąca powiadomień. 

Raport Workai Transformacja miejsca pracy: Platfroma Employee Experience jasno pokazuje, że do 2025 roku 74% organizacji planuje wdrożyć EXP. Dlaczego? Bo jesteśmy przeciążeni technologią i informacją, co bezpośrednio wpływa na stres, spadek motywacji i zaangażowania. 

Kluczowe dane z raportu Workai dotyczące (nie)dobrostanu cyfrowego pracowników:

· 57% pracowników czuje się przytłoczonych liczbą komunikatów

· 61% pracowników regularnie sprawdza wiadomości „na wszelki wypadek”

· Im więcej kanałów, tym większe poczucie wypalenia i niższe zaangażowanie

Źródło: Overloaded by Information or Worried About Missing Out on It

Dbanie o dobrostan cyfrowy pracowników staje się jednym z kluczowych wyzwań organizacji. Technologia, choć ułatwia pracę i zwiększa efektywność, może prowadzić do przeciążenia informacyjnego, technostresu i rozmycia granic między pracą a życiem prywatnym. Nadmiar informacji, ciągłe powiadomienia, wiele narzędzi i brak priorytetyzacji komunikacji to główne przyczyny przeciążenia informacyjnego, które obniżają produktywność i zwiększają ryzyko wypalenia.

Co możesz zrobić już dziś jako komunikator wewnętrzny?

Oto rzeczy, które możesz wdrożyć od razu – bez budżetu, bez zespołu projektowego, aby zmniejszyć szum informacyjny i poprawić dobrostan pracowników:

1. Ogranicz liczbę kanałów komunikacji

Jeśli publikujesz to samo ogłoszenie w trzech miejscach – zatrzymaj się. Wybierz jeden główny kanał (np. intranet lub Teams) i teraz tylko linkuj do niego z innych źródeł.

➡ Mniej powtarzania, więcej jasności.

2. Stwórz prostą sekcję „Co musisz wiedzieć dziś”

W wielu firmach świetnie działa stały boks na intranecie z 2-3 kluczowymi tematami tygodnia.

➡ Dajesz ludziom poczucie kontroli nad informacją.

3. Dodaj podsumowania do dłuższych treści

TL;DR (Too Long; Didn’t Read) to krótkie streszczenie na początku wiadomości.

➡ Szanujesz czas odbiorcy. I zwiększasz szansę, że przeczyta całość.

4. Wprowadź „ciche godziny”

Zaproponuj 1–2 godziny dziennie bez spotkań, pingów i powiadomień (np. 10:00–12:00).

➡ Zespół zyska przestrzeń na skupienie — i odetchnie cyfrowo.

5. Zaproś ludzi do pełnej ankiety o dobrostanie cyfrowym

Nie zgaduj, zapytaj. Przygotowaliśmy gotowy formularz z 13 pytaniami, który pomoże Ci sprawdzić, jak Twoi współpracownicy odbierają komunikację i środowisko cyfrowe.

➡ Zbierasz dane, diagnozujesz problemy, wdrażasz zmiany.

🎁 Mamy dla Ciebie gotowe szablony ankiety do pobrania:

👉 Microsoft Forms  - pobierz szablon ankiety

👉 Google Forms – pobierz szablon ankiety

Co możesz zrobić w dłuższej perspektywie?

1.  Zintegruj narzędzia w jednej platformie (EXP)

Zamiast używać osobno: Slacka, Trello, SharePointa i intranetu – wdróż jedną platformę EXP, np. Workai, Microsoft Viva lub LumApps.

➡ Jeden punkt dostępu do wiadomości, dokumentów, wiedzy i narzędzi → mniej chaosu.

2. Wprowadź spersonalizowany pulpit pracownika

Na bazie informacji o stanowisku, dziale i lokalizacji pracownika pokazuj mu tylko potrzebne informacje.

➡ Mniej bodźców i rozproszeń = mniej stresu.

3. Regularnie audytuj używane narzędzia

Raz na kwartał sprawdź, ile narzędzi jest aktywnie używanych w organizacji, które się dublują i które są źródłem frustracji (ankieta + dane telemetryczne).

➡ Eliminacja zbędnych systemów i uproszczenie środowiska cyfrowego.

4. Szkol pracowników z „cyfrowej higieny”

Zorganizuj krótkie warsztaty nt. zarządzania powiadomieniami, priorytetyzacji komunikatów i organizacji pracy w środowisku cyfrowym.

➡ Mniejsze przebodźcowanie, lepsze skupienie.

Podsumowując

Nie chodzi o to, żeby mówić więcej. Chodzi o to, żeby mówić mądrzej. Mniej to naprawdę więcej — jeśli jesteś jedną z osób odpowiedzialnych za komunikację, masz wpływ.

Zacznij od mini-porządków:

• zrób listę swoich kanałów,
• sprawdź, które się dublują,
• wybierz jeden główny i trzymaj się go przez miesiąc.

A potem sprawdź, jak reagują ludzie.