Komunikacja w firmie a inkluzywność. Jak zadbać o różnorodność w wewnętrznej komunikacji? 

Wyobraźcie sobie, że wchodzicie do pomieszczenia pełnego ludzi. Może to być sala konferencyjna albo biurowe open space. Czy wszyscy odwracają się w Waszą stronę i Was zauważają? Czy może rozmowy nagle cichną, jakbyście byli intruzami? A może nawet nikt nie zarejestrował Waszego przyjścia, bo dyskusja toczy się tylko między „wtajemniczonymi”? Komunikacja w firmie działa dokładnie tak samo. Możemy otwierać te przysłowiowe drzwi i zapraszać wszystkich chętnych do środka albo sprawiać, że będą czuli się jak nieproszeni goście, którzy przez przypadek trafili na zamknięte spotkanie. Co możemy zrobić, by nasza firmowa komunikacja była bardziej inkluzywna, czyli taka, w której każdy czuje się mile widziany? 

Słowa naprawdę mają moc. Jak mówić, by nikogo nie wykluczać? 

Nawet drobne zmiany w języku mogą sprawić, że komunikacja w firmie stanie się bardziej otwarta i przyjazna. Przykład? Zamiast mówić „Panowie, chodźmy na spotkanie”, warto używać neutralnych zwrotów, jak „Zespole, chodźmy na spotkanie!”. Być może wydaje się to jakąś nic nieznaczącą drobnostką, ale dla osób zwracających uwagę na słowa, potrafi zdziałać cuda. Unikajmy stereotypów i etykiet, doceniajmy różnorodność i dajmy przestrzeń na różne głosy i różne słowa. Czasem nie chodzi o to, by mówić, ale by zrobić miejsce dla innych. 

Czy wszyscy czują się zaproszeni do rozmowy? 

Rozmawianie żargonem i skrótami, które nie dla wszystkich są zrozumiałe, jest tak samo niefajne jak przyjście na przyjęcie, na którym nikt nie wskazał nam, gdzie jest stolik z przekąskami. Co można z tym zrobić? Unikajmy zamkniętego języka. Zamiast mówić „Zrobimy Q4 KPI review”, można powiedzieć: „Podsumujemy nasze cele na ten kwartał”. Zadawajmy otwarte pytania, upewniajmy się, że każdy rozumie co właśnie mówimy. To zachęca zamiast zawstydzać tych, którzy nie nadążają. 

Kultura feedbacku – słuchajmy, aby usłyszeć 

Prawdziwie inkluzywna komunikacja to nie tylko mówienie, ale też słuchanie. I to słuchanie aktywne! Warto wprowadzić feedback już od zaraz. Dawać informację zwrotną, w której każdy czuje się komfortowo i nie obawia się dzielić opiniami. Mamy bardzo różnorodne zespoły i to właśnie w nich tkwi nasza siła, czerpy z nich pełnymi garściami! Każda uwaga zwrotna powinna zawierać pozytyw i propozycję ulepszenia. Dzięki temu nikt nie czuje się atakowany, a komunikacja staje się bardziej konstruktywna. 

Spotkania, które służą wszystkim 

Wszystkim nam zdarzyło się uczestniczyć w spotkaniach, na których tylko jedna osoba mówiła, a reszta przytakiwała głowami, a dobre pomysły umierały cichutko w naszej głowie, bo nikt nie dał nam dojść do słowa. Takim spotkaniom mówimy stanowcze nie! Aby były one bardziej inkluzywne, spróbujmy je nieco przeformatować i zastosować kilka prostych trików. Dajmy każdej osobie czas (możemy ustalić np. 1-minutową rundę) na wypowiedzenie się. Róbmy burze mózgów dla wszystkich, przekazujmy rolę moderatora różnym osobom i wywołujmy je do odpowiedzi. Dzięki temu unikniemy dominacji konkretnych jednostek, a kto wie, może właśnie odkryjemy nowe talenty w naszych pracownikach?  

Równy dostęp do informacji 

Koniec z tajnymi klubami i szeptanymi informacjami! Wszyscy pracownicy powinni mieć taki sam dostęp do wiadomości, niezależnie od działu czy stanowiska. Wspólne platformy informacyjne, newslettery i transparentne zarządzanie danymi to klucz do sukcesu. Aby ten klucz pasował do naszego zamka, musimy zadbać o różnorodność technologii. Nie każda osoba czuje się komfortowo z mailem, a niektórzy mogą nie nadążać za falą powiadomień na grupowych czatach. Zapewnij różne sposoby komunikacji: wideokonferencje, podcasty firmowe, filmiki czy intranet.  

Z kulturą proszę!  

Nawet najlepsze narzędzia i procedury nie pomogą, jeśli w firmie brakuje odpowiedniej kultury organizacyjnej. Inkluzywność to nie tylko strategia, ale sposób myślenia. Liderzy powinni dawać przykład, słuchać swoich zespołów, eliminować wszelkie bariery komunikacyjne i edukować! Wciąż są na tym świecie firmy, które postrzegają inkluzywność  jako narzędzie do promowania dewiacji (!) Nie bądźmy jak te firmy, bądźmy otwarci na różnorodność, z której składa się świat. I nasze zespoły.  

Magdalena Delkowska – copywriterka, blogerka i entuzjastka komunikacji wewnętrznej