Newsletter, który pracownicy będą czytać!

Newsletter to z całą pewnością jeden z najłatwiejszych sposobów na informowanie zespołów o sytuacji w firmie. Jeśli jest odpowiednio przemyślany i ciekawy - spełnia nie tylko funkcję informacyjną. Poprawia ducha zespołu, podnosi satysfakcję pracowników i sprawia, że ludzie czują się przywiązani do organizacji.

Newsletter wyróżnia się na tle istniejących kanałów komunikacji - ułatwia czytanie ważnych wiadomości i zazwyczaj wizualnie wygląda lepiej niż zwyczajny email. Daje też możliwości osadzenia przydatnych funkcji biuletynu. Możesz do niego dodać ankietę, materiały graficzne i video oraz szereg innych elementów, które sprawią, że Twój newsletter będzie dla pracowników naprawdę atrakcyjny.

JAKIE SĄ GŁOWNE ZADANIA NEWSLETTERA?

1. Docieranie z najważniejszymi informacjami do pracowników
2. Przeciwdziałanie silosom, budowanie zrozumienia dla roli innych funkcji
3. Zmniejszenie liczby maili
4. Promowanie, wzmacnianie innych kanałów komunikacji
5. „Słuchanie” pracowników
6. Zapewnienie spójności w komunikacji

Co ciekawe z raportu Edelman „Trust and the Coronavirus” wynika, że w okresie pandemii koronawirusa 63% badanych oczekuje minimum raz dzienne otrzymywać za pośrednictwem komunikacji wewnętrznej w firmie aktualne informacje o sytuacji w związku z sytuacją (43% badanych chciałoby takie informacje otrzymywać raz dziennie, a 20% nawet kilka razy dziennie).

Zdrowie staje się dla pracowników ważniejsze niż biznes i jako organizacja - musimy na te potrzeby odpowiadać, a newsletter jest jednym z preferowanych kanałów!

Jeśli chodzi o ogólne ujęcie tematyki newsletterów wewnętrznych to możemy je podzielić na dwie grupy:

TEMATYKA - w ujęciu makro:

• Krótkie zajawki od CEO
• Dane dotyczące wyników biznesowych
• Bieżące priorytety i inicjatywy biznesowe
• Zmiany organizacyjne
• Informacje o nowych produktach
• Case studies, opisy klientów, etc.
• Innowacje w branży okiem wewnętrznego eksperta i ich wpływ na firmę
• Linki do zewnętrznych źródeł informacji dla pracowników: blogi, media
  społecznościowe

TEMATYKA w ujęciu mikro:

• Dane o otoczeniu makroekonomicznym,
• Newsy z branży
• Informacje o konkurencji
• Tematy kryzysowe

O czym zatem powinieneś pisać?

Aby newsletter wewnętrzny spełniał swoją funkcję informacyjną na pewno powinien zawierać garść praktycznych wiadomości takich jak rekrutacje wewnętrzne, kalendarz wydarzeń czy benefity. Jednak kto chciałby czytać suche informacje? Aby zbudować zaangażowanie musisz wzbogacić swoje treści o tematy luźniejsze takie jak informacje o nowych benefitach, specjalne oferty czy konkursy dla pracowników.  Nie bój się używać gifów czy wewnętrznych żartów oraz publikować opinii czy porad.

Dobry newsletter wzmacnia dwustronną komunikację!

Aby takową funkcję spełniał musisz dać ludziom możliwość interakcji poprzez lajkowanie postów, możliwość ich komentowania czy wysyłania tzw. kudosów - czyli doceniania innych. Jeśli newsletter ma być ciekawy dla pracowników - daj im możliwość współtworzenia treści poprzez podpowiadanie tematów czy możliwość dołączenia do zespołu redakcyjnego.

Pamiętaj tez o transparentności, która zapewni jawna statystyka kliknięć pod każdym materiałem!

Zanim wyślesz newsletter upewnij się, że:

• Twój newsletter ma wartość z perspektywy pracowników
• To co wysyłasz w mailu to zajawka zapraszająco do przeczytania więcej w sieci, gdzie możesz mierzyć dotarcie
• Twój newsletter jest łatwy do przejrzenia, pamiętaj, że użytkownicy dzisiaj skanują, nie czytają
• Twoje treści są krótkie i w punkt
• Każda sekcja ma CTA (call to action) zachęcający pracowników do interakcji
• Podkreśliłaś/eś 2-3 najważniejsze wiadomości
• Twój newsletter jest „czysty” i przejrzysty
• Masz dobrą wyszukiwarkę, tak aby pracownicy mogli przeglądać treści archiwalne

Technikalia

Oczywiście nie możesz zapominać o aspektach technicznych wewnętrznego newslettera. Bardzo ważny jest wybór odpowiedniego programu, który będzie optymalny pod kątem obsługi, kosztów i dostępności.

Kolejna istotną kwestią jest wybór odpowiedniego szablonu, który zależy między innymi od rodzaju treści, jakie chcesz wysyłać pracownikom. Pamiętaj, aby szablon był nie tylko atrakcyjny wizualnie ale też responsywny - co oznacza, że Twój biuletyn będzie się dobrze otwierał na urządzeniach stacjonarnych i mobilnych. To bardzo istotne w czasach, kiedy ludzie masowo korzystają ze smartfonów.

Bądź kreatywny i .... mierz wyniki

Jak wspomnieliśmy wyżej - newsletter to nie tylko informacje. To nawiązanie dialogu z pracownikami, nawiązanie z nimi relacji i zbudowanie więzi. Aby to osiągnąć musisz być kreatywny i starać się pisać o tym, o czym Twoi pracownicy naprawdę chcą czytać.

Pamiętaj także o tym, że newsletter jest narzędziem komunikacji i jego efektywność należy regularnie mierzyć. Pomiary dadzą Ci wiedzę o tym czego tak naprawdę oczekują pracownicy i pozwolą modyfikować Twoje treści tak, by komunikacja była naprawdę skuteczna.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej - zapraszamy do obejrzenia webinaru iComms na temat newsletterów wewnętrznych!