Jak mądrze komunikować się z pracownikami zdalnymi?

Pokonywanie barier w komunikacji z pracownikami zdalnymi.

Z roku na rok rośnie liczba pracowników w Polsce, którzy wykonują swoją pracę w systemie home office. Według analizy przeprowadzonej przez firmę Sedlak&Sedlak, w 2016 roku 4,6% polskich pracowników pracowało zdalnie, przy czym średnia dla Europy wynosi 4,7%. Najwięcej pracowników w Europie pracujących zdalnie to mieszkańcy Luksemburga (14%). Co istotne, jest to kraj o najwyższym poziomie wynagrodzeń w Europie oraz szczycący się bardzo wysokim poziomem produktywności.

Wraz z rozwojem różnych form zatrudnienia oraz pozwalającym na to postępem technologiczny, pojawiają się wyzwania komunikacyjne firm oraz menadżerów odpowiedzialnych za pracę zespołów. Wśród najczęściej występujących barier w komunikacji w sytuacji ograniczonego kontaktu bezpośredniego można wymienić:

  • Szumy komunikacyjne, wzajemne niezrozumienie wynikające z błędnej interpretacji czytającego w stosunku do intencji nadawcy.
  • Obniżone zaangażowanie, poczucie „wykluczenia” przez firmę.
  • Rozmyta odpowiedzialność za właściwy przepływ informacji.
  • Brak wymiany wiedzy w zespole.

Jak zatem komunikować się z zespołami oraz pracownikami zdalnymi, aby zapewnić dobry przepływ informacji, angażować zespół a jednocześnie dać pracownikowi poczucie niezależności, tak istotne dla osób wybierających formę pracy zdalnej? Poniżej przedstawiamy 4 zasady mądrej komunikacji z pracownikami zdalnymi:

1. Buduj proste i zrozumiałe przekazy

Komunikacja zdalna jest z zasady pozbawiona cech niewerbalnych, które są kluczowe z punktu widzenia odbiorcy informacji. Mając zawsze w pamięci model Mehrabiana, według którego 93% treści komunikowanych przez człowieka jest przekazywanych przez mowę ciała, a jedynie 7% znaczenia informacji pochodzi ze słów, komunikując się z pracownikami zdalnymi należy przekazywać maksymalnie uproszczone, jednocześnie klarowne informacje, zadania, etc.

W komunikacji zdalnej do minimum należy ograniczyć możliwości indywidualnej interpretacji, bo właśnie ta jest najczęstszą przyczyną szumów komunikacyjnych.

2. Wykorzystuj nowe technologie, ale jednocześnie pilnuj balansu

Rozwój technologii umożliwił świadczenie pracy z dowolnego miejsca, jednocześnie nadmiar technologii prowadzi do obniżenia produktywności pracowników. Według badania Atos Origin, typowy pracownik biurowy spędza 40 proc. czasu pracy zajmując się wymianą wewnętrznych, nie przynoszących żadnej wartości biznesowej, maili.

Wysyłanie za dużej ilości maili, wiadomości poprzez komunikator czy częste dzwonienie nie tylko będzie rozpraszające dla pracownika, ale pozostawi go z poczuciem bycia mikro-zarządzanym, co jest zdecydowanie w kontrze do zaufania jakiego oczekują pracownicy zdalni.

3. Jako lider, bierz na siebie odpowiedzialność za komunikację

Odpowiedzialność za jakość komunikacji z zespołem spoczywa głównie na menadżerach. W przypadku komunikacji z pracownikami zdalnymi, menadżer  w zasadzie ponosi pełną odpowiedzialność zarówno za intensywność jak i jakość tej komunikacji.

Budowanie relacji z pracownikami pracującymi  w systemie home office powinno rozpocząć się od ustalenia przez lidera wzajemnych oczekiwań, uzgodnienia zasad oraz obowiązków każdej ze stron w zakresie przekazywania sobie informacji. Jednak to pro-aktywna postawa lidera będzie kluczem do utrzymania właściwego poziomu wiedzy i pobudzania zaangażowania pracowników.

4. Nie rezygnuj zupełnie ze spotkań bezpośrednich

Korzystaj z okazji, aby raz na określony czas zebrać zespół w jednym miejscu, tak aby pracownicy mieli okazję poznać pozostałych współpracowników. Efektywna komunikacja dotyczy nie tylko relacji menadżer – członek zespołu, ale w dużej mierze także opiera się na dobrych relacjach z innymi współpracownikami, członkami zespołu. Aby w pełni zrozumieć procesy, sposób działania, priorytety czy cele strategiczne firmy, pracownicy zdalni musza mieć możliwość „pobycia” w firmie oraz wymiany informacji z innymi pracownikami.

Dobre praktyki komunikacji z pracownikiem zdalnym:

  1. Zastąp typową rozmowę przy kawie na poranną wymianę grzeczności w formie krótkiej rozmowy telefonicznej czy wymiany kilku wiadomości na komunikatorze firmowym.
  2. Przekazuj maksymalnie uproszczone komunikaty, dodatkowe informacje, materiały źródłowe wysyłaj mailem, aby pracownik miał czas się z nimi zapoznać.
  3. Ludzie mają skłonność do nadinterpretacji maili, odczytywania emocji dlatego zawsze upewnij się jak pracownik zrozumiał Twój przekaz.
  4. Dobierając kanały dopasowuj je do konkretnego komunikatu oraz celu jaki chcesz osiągnąć (tutaj przeczytasz więcej na temat funkcji poszczególnych kanałów w komunikacji z pracownikami zdalnymi).

Najnowsze artykuły z tej kategorii

Komunikacja wewnętrzna w nowoczesnej organizacji

Komunikacja wewnętrzna w nowoczesnej organizacji     Każdy kto zajmuje się komunikacją wewnętrzną wie, że nie ma gotowej formuły skutecznej komunikacji. Możemy próbować najnowszych narzędzi czy najlepszych praktyk, ale nawet najbardziej doświadczony specjalista jest podatny

#prasówka iComms 10.06.2019

#prasówka IComms 06.05.2019  WYWIAD VIDEO: Jak wybrać program szkoleniowy dla siebie i swoich pracowników Harvard Business Review PolskaAutor: dr Witold Jankowski, prezes ICAN Institute i redaktor naczelny „Harvard Business Review Polska”.Wywiad, w którym dr Witold Jankowski radzi menadżerom:jak