Efektywna aplikacja do komunikacji wewnętrznej

Efektywna aplikacja do komunikacji wewnętrznej

Aplikacje mobilne cieszą się coraz większym uznaniem najbardziej wybrednych współczesnych firm. Są efektywne i wygodne, a ich funkcje zostały zaprojektowane tak, aby spełniać najważniejsze potrzeby organizacyjne. Dodatkową zaletą jest fakt, że aplikacje mogą być szybko wdrożone, szczególnie w porównaniu z dużymi i kłopotliwymi projektami informatycznymi z przeszłości.

Zalety kanału komunikacji mobilnej

Obecnie każda duża firma jest właścicielem intranetu, używanego głównie do dystrybucji dokumentów i treści komunikacyjnych. W większości przypadków intranet jest dostępny jedynie za pośrednictwem komputera stacjonarnego czy laptopa. Staje się to kłopotliwe w przypadku pracowników mobilnych, którzy nie mają łatwego dostępu do komputera, a którzy w dzisiejszych czasach nie są już grupą marginalną.

Aplikacje mobilne jako kanał komunikacji wewnętrznej ułatwiają dostęp do pracowników za pośrednictwem smartfonów. Komunikacja taka zachęca do interakcji społecznych, pozwalając użytkownikom na przekazywanie opinii poprzez komentarze, upodobania i udostępnianie, a jednocześnie zapewnia administratorom możliwość analizowania poziomów zaangażowania treści.

Wszystko to znacząco ułatwia nawiązanie dialogu między zarządem a poziomem operacyjnym, pomagając jednocześnie administratorom komunikacji w identyfikacji ważnych tematów.

Ponadto aplikacja mobilna dostosowuje się do cyfrowej transformacji zachodzącej w większości współczesnych miejsc pracy. Automatycznie kompiluje treści dla pierwszych czytelników i ułatwia efektywne kierowanie informacji pod kątem lokalizacji lub specyfiki działu.

Jak wdrożyć aplikację do komunikacji wewnętrznej?

Na pierwszy rzut oka pomysł aplikacji do komunikacji wewnętrznej może wydawać się prosty, ale wdrożenie wymaga pewnego zaplanowania. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na  kilka podstawowych pytań, które należy sobie zadać podczas wdrażania takiej aplikacji.

Dobrowolna lub obowiązkowa?

Dobrowolność jest podstawową zasadą komunikacji wewnętrznej. W idealnym świecie komunikacja jest skierowana do jak największej liczby osób (najlepiej do wszystkich) – ale nigdy nie należy zmuszać pracowników do użytkowania aplikacji czy regularnego logowania w intranecie. Pracownicy powinni sami decydować o tym, jakie informacje z firmy chcą zobaczyć.

Im bardziej te informacje będą istotne dla ich własnej pracy i zainteresowań, tym bardziej appka będzie ich interesowała.

Jakie rodzaje treści?

Nowoczesne intranety rozwinęły coraz więcej nowych funkcji, które wspierają praktyczne zastosowania.

Na początku portale intranetowe były używane do przechowywania często używanych dokumentów. Po pewnym czasie zaczęto za ich pośrednictwem dodawać wiadomości i komunikaty firmowe. Kolejnym krokiem było stworzenie portali, które skupiałyby się na procesach samoobsługowych pracowników.

Najnowszy krok polega na adaptacji społeczności i stworzenia przestrzeni projektowych, w których zespoły mogą współpracować. Cztery główne przypadki użycia (informacje, komunikacja, procesy i praca zespołowa) tworzą podstawowe ramy dla nowoczesnych intranetów i stanowią podstawę dla następującego pytania: które przypadki użycia i powiązanych z nimi treści, powinny być dostępne na telefonie komórkowym?

W oparciu o nasze doświadczenie komunikacja, która dociera do wszystkich pracowników za pośrednictwem aplikacji mobilnej, jest logicznym pierwszym krokiem. Drugim krokiem jest podział między dostarczaniem informacji (podręczniki, katalogi pracowników, menu, informacje kontaktowe itp.) i dostępem do procesów (ankiety, wnioski urlopowe, karty czasu).

Jakich nowoczesnych funkcji potrzebuje kanał mobilny?

Po pierwsze, ważne jest, aby uświadomić sobie, że sama aplikacja nie wystarczy. Aby była ona efektywna – musimy ją wypełnić interesującą i angażującą treścią. Oznacza to, że w idealnym przypadku potrzebujemy więcej niż jednego administratora nadzorującego aplikację, a także redaktorów w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, którzy przy minimalnym szkoleniu mogą łatwo tworzyć treści i utrzymywać je w sposób ciągły. Potrzebny jest również specyficzny dla intranetu system zarządzania treścią (CMS).

Aplikacja mobilna wymaga specyficznej specjalizacji intranetowego CMS. Jedną z najważniejszych funkcji jest tutaj funkcja „push”, dzięki której aplikacje mogą wyświetlać tzw. powiadomienia push na ekranie głównym smartfona, aktywnie informując i przyciągając użytkowników. Powiadomienia push są potężnym narzędziem, ale nie mogą przytłaczać użytkowników. Aplikacja mobilna CMS powinna zatem regulować powiadomienia wypychane tak, aby były one rzeczywiście przydatne i celowe.

Jak zachować aktualne listy użytkowników?

To pytanie często pojawia się w odniesieniu do wszystkich aplikacji informatycznych związanych z firmą. Godne uwagi jest to, że grupa docelowa aplikacji dla pracowników będzie obejmować także osoby niebędące pracownikami biurowymi, które często nie są rejestrowane w żadnym systemie informatycznym lub katalogu użytkownika. Często ci pracownicy są udokumentowani tylko w systemach płac kadrowych. Dlatego CMS musi zapewniać łatwą metodę importowania list pracowników, które zawierają nie tylko nazwę czy numer identyfikacyjny, ale także dalszą personalizację informacji, takich jak konkretna lokalizacja lub region.

Native App lub Web App?

Natywne aplikacje są dobrze znane dla każdego użytkownika smartfona. Znamy je wszyscy jako małe programy pobierane ze sklepu z aplikacjami. Musimy tutaj pamietać, że tylko natywne aplikacje są w stanie znacząco wpłynąć na funkcje urządzeń – czyli chociażby na obecność powiadomień push.

Jak rozpowszechniać aplikację?

Idealnie jest to robić za pośrednictwem publicznego sklepu z aplikacjami. Pracownicy są przyzwyczajeni do tego procesu po zainstalowaniu innych aplikacji na swoich urządzeniach osobistych. Dystrybucja App Store zapewnia również, że aplikacja jest regularnie aktualizowana.

Pamiętajmy, że aplikacja mobilna ma usprawnić komunikację w organizacji. Aby była efektywna – musi być przejrzysta, dostosowana do wielkości i specyfiki organizacji ale przede wszystkim – ciekawa dla odbiorcy. Aplikacja mobilna może nam bardzo pomóc w podniesieniu employee engagement w firmie, jednak musimy uzmysłowić sobie, że technologia jest tutaj tylko wsparciem.